La certificación de calidad va más allá de un documento que, valga la redundancia, certifica el cumplimiento de una norma. De hecho, para Viviana Piedrahita, jefe de Recursos Humanos de Linkarga, “la certificación de los sistemas de gestión no es la meta, ni un logro, es un camino”.

Precisa que el verdadero logro para la organización radica en la consolidación de una cultura organizacional en la que se trabaje para garantizar la adecuada trazabilidad de los procesos, fortalecer la comunicación efectiva entre todos los actores y trabajar mancomunadamente por satisfacer los requerimientos de los clientes y lograr las metas organizacionales.

En el caso de Linkarga, la compañía cuenta con certificaciones de calidad ISO 9001 y BASC. Para entender mejor, Piedrahita comparte 7 razones por las que una empresa de transporte de carga debería estar certificada en calidad y en sistema de seguridad:

Trazabilidad en los procesos

Lograr una certificación de calidad y/o en sistema de seguridad significa, entre otras cosas, que la compañía que la recibe trabaja por procesos, garantiza la trazabilidad de estos y tiene controles efectivos a lo largo de su operación, verificando la confiabilidad de la información y de los actores de la empresa. Esto demuestra que “los procesos tienen una secuencia y se facilita la trazabilidad ante cualquier desviación”, señala Piedrahita.

Es importante que las empresas de transporte de carga cuenten con estos modelos administrativos y que estos estén debidamente certificados, ya que les brinda a nuestros clientes la tranquilidad y confianza de que se está trabajando bajo estándares de calidad y seguridad. Adicionalmente, al tener una cultura de la calidad y seguridad, se tiene accesibilidad a la información de una manera oportuna y ágil.

En el caso de Linkarga, explica la profesional, se cuenta con softwares especializados para manejar esta información. Por ejemplo, “contamos con Doclink y Systram, sistemas donde se almacena la información de los clientes, proveedores y de los terceros que participan en la operación de Linkarga, allí se registran y conservan los documentos que soportan el estudio de seguridad y confiabilidad realizado, antes de ser parte de nuestra empresa.

Confiabilidad

Una empresa de transporte de carga certificada en calidad y sistema de seguridad es una compañía confiable. Sus actores pueden estar seguros de que detrás de sus procesos hay un trabajo exhaustivo por garantizar que se ejecuten dentro de las normativas internas y legales.

Esto significa también que la empresa trabaja permanentemente por garantizar la confiabilidad de sus actores, a través de consulta de antecedentes, monitoreo constante a personal y visitas domiciliarias a los cargos críticos, entre otras.

“Cuando nosotros empezamos una relación comercial, tanto con un proveedor como con un cliente, hacemos acuerdos de seguridad, los cuales se monitorean de forma periódica a través de visitas y auditorías. De esta forma se garantiza la confiabilidad en los procesos internos y, además, se previene el lavado de activos, el narcotráfico, el contrabando y la comercialización de armas de destrucción masiva”, en cumplimiento a certificaciones como Basc, explica la jefe de Recursos Humanos de Linkarga.

Control de la información

Al tener sistemas de gestión, se debe tener un control de la información, lo cual quiere decir que la compañía tiene toda la información soporte debidamente codificada, lleva un control de las versiones de los documentos que están activos y guarda registro de las operaciones y procedimientos que se ha realizado, lo cual permite atender eficazmente cualquier revisión o auditoria.

“En nuestro caso, podemos ser auditados por los organismos que nos certifican como Icontec y Basc, pero también por los clientes. En este momento, por ejemplo, los generadores de carga que requieren obtener la certificación Operador Económico Autorizado (OEA) para continuar con sus procesos de exportación pueden auditarnos, porque necesitan garantizar la confiabilidad de sus proveedores”, aclara Viviana Piedrahita.

Organización y mejora continua

Las certificaciones de calidad dan constancia de que la compañía cuenta con sistemas de gestión adaptados a un modelo administrativo, esto contribuye a la organización de las compañías, pues estas mismas herramientas ayudan definir objetivos y a alcanzar las metas propuestas, así como medir los indicadores y establecer planes de acción.

De acuerdo con Piedrahita, otra de las razones por las cuales una empresa de transporte debe estar certificada en calidad y sistema de seguridad, es porque de esta forma se lleva a una mejora continua. “Nosotros somos una organización donde la operación la ejecutan seres humanos y en donde pueden presentarse errores, pero son, precisamente, esos sistemas de gestión los que nos ayudan a detectar oportunamente esas situaciones, llevándonos a realizar un análisis de causas y trabajar en la raíz de la desviación, para evitar que se vuelva a presentar”, precisa.

Control de riesgos

Las certificaciones de calidad y sistemas de seguridad requieren de la ejecución de procesos que contribuyen a que las empresas controlen sus riesgos, luego de identificarlos y priorizarlos. Aunque es imposible eliminarlos, hacer seguimiento de ellos y entender sus impactos en la organización permite diseñar estrategias con miras a minimizar dichos riesgos.

Mejora la comunicación

La comunicación es de vital importancia dentro de toda organización. Si la implementación de un sistema de gestión tiene como resultado una cultura de calidad y seguridad, viene por añadidura una comunicación realmente efectiva en todos los sentidos.  

“Los procesos organizacionales interactúan ente sí, por ello es necesario contar con las herramientas que permitan registrar información sobre la operación que pueda ser debidamente consultada por todas las áreas. Esto contribuye a que la operación sea más limpia y se eviten reprocesos, de alguna forma también se evitan riesgos en el manejo de la información”, explica en detalle Viviana Piedrahita, recalcando que por esto es muy importante que se viva una transformación cultural dentro de la compañía

Satisfacción del cliente

Finalmente, una de las razones por las cuales una empresa de transporte de carga debe apropiarse un sistema de gestión en calidad y/o en sistemas de seguridad porque aumenta la satisfacción del cliente. Piedrahita indica que, “al tener unos procesos organizados, una información oportuna y detectar las desviaciones del sistema de gestión oportunamente, se aumenta la satisfacción”.

Explica que todo esto contribuye a mejorar la experiencia del cliente, quien además sabe que puede confiar en que los procesos internos promueven la calidad y la seguridad, y no porque así lo indica un certificado, sino porque pueden ser testigos fehacientes de un servicio limpio.