En cuestión de minutos todo puede suceder: un accidente vial, un cortocircuito o un incendio. Situaciones como éstas se deben prever y llevar a las compañías a establecer, dentro de su estrategia de negocios, un Plan de Contingencia capaz de minimizar los riesgos sin afectar la operación.

Este plan debe ir más allá de la consignación de unas premisas en el papel. Se trata de dejar clara una hoja de ruta en la que existan escenarios posibles y responsables. Así, ante cualquier siniestro o eventualidad, habrá un líder que pueda tomar decisiones en referencia la forma, tiempo y lugar en que se debe seguir trabajando, mientras se cuidan los intereses de la empresa, los de sus clientes y su entorno.

En resumen, el Plan de Contingencia se convierte en un documento vital en el que una compañía planifica y consigna diferentes acciones y estrategias con el objetivo de atender un siniestro o eventualidad que le pueda generar pérdidas o retrasos. En el caso de Linkarga, hablamos de los materiales que se transportan, así como de la promesa de valor y cumplimiento con el cronograma de entregas. Así las cosas, el plan resulta ser una guía de lo que se hará en el transporte de sustancias y lo que hará la compañía si se llega a presentar algún incidente en carretera que pueda comprometer la integridad de la carga.

Para Gilson Romero, ingeniero ambiental y gerente de Roca Consultoría, un buen Plan de Contingencia es transversal a todos los procesos de la organización, involucra acciones a ejecutar antes, durante y después de que se presente el siniestro o suceso, y contempla las pérdidas materiales y humanas. “Cuando se genera una contingencia hay que saber qué hacer antes, durante y después. Solo así se sabrá cómo reaccionar, cómo desarrollar las actividades que permitan mitigar las consecuencias y asegurar un regreso a la operatividad lo más pronto posible" enfatiza.

¿A qué entidad se le presenta el Plan de Contingencia?

Según la legislación nacional colombiana, a través del decreto 1209 de 2018, se establece que la empresa debe radicar el Plan de Contingencia a la autoridad ambiental que tiene jurisdicción en el lugar en que la organización tiene el punto de cargue de la mercancía, en el caso de las empresas de transporte de carga.

Es necesario tener en cuenta que no solo se trata de radicar el documento, sino de que todos los integrantes de la empresa lo conozcan, lo estudien, lo evalúen y lo integren a su quehacer diario. Esto, considerando que la autoridad ambiental hace un seguimiento a dichos planes para que vayan en la misma línea de la misión de la organización.

De acuerdo con Romero, es necesario tener en cuenta que cada uno de los eventos o accidentes que se producen tienen un expediente abierto ante la autoridad ambiental, que es la encargada de hacer la investigación sobre lo sucedido y la que identifica si el Plan de Contingencia se activó como estaba previsto o si no esboza la realidad del riesgo que estaba enfrentando la organización.

De allí la importancia de saber realizar un plan responsable, pues existe la preocupación de que muchas empresas buscan ahorrar dinero y desarrollan planes que no cumplen con estándares de responsabilidad y que se alejan de la realidad operacional. Para el ingeniero Romero, esto puede acarrear sanciones, ya que al final la que responde es la empresa, no quien elabora el documento.

Es necesario tener claro que no es lo mismo elaborar un plan de contingencia para una empresa de alimentos, que para una de transporte de hidrocarburos. Muchas personas ven los planes de contingencia como un requisito ambiental, pero la realidad es más profunda. Esta carta de navegación involucra también a los sistemas de gestión, salud y seguridad en el trabajo. Por eso es importante que los profesionales que asigna la empresa para su elaboración tengan su licencia de salud y seguridad en el trabajo, así como experiencia en el sector para el cual sebe crear el plan, en el caso de Linkarga, se deberá contar con un profesional experto en el sector del transporte de carga.

Etapas de un plan de contingencia

1. Evaluación y recopilación de la información inicial.
2. Planificación y verificación con la parte de interventoría de Linkarga sobre las rutas y tramos, etc.
3. Pruebas de viabilidad y levantamiento de los aspectos operacionales.
4. Diseño del documento, capacitación y entrenamiento con el personal.
5. Radicación del documento ante los entes de control ambiental.
6. Seguimiento por parte de la empresa con el fin de ejecutar el programa, capacitar a los trabajadores, llevar a cabo el entrenamiento, las auditorías, la inspección a vehículos, campañas viales y de integración de otras compañías, así como el plan de acciones correctivas, auditorías anuales y revisión por la dirección e integración del plan de contingencia con los sistemas de gestión.
7. Actualización del plan de contingencia: de acuerdo con la legislación nacional, se establece que estos programas se deben actualizar cada cuatro años y radicar nuevamente a la autoridad ambiental.

Factores para tener en cuenta

En la elaboración de los planes de gestión del riesgo hay que ser cuidadosos porque no todas las metodologías permiten reflejar la cuantificación real de los riesgos a los que puede exponerse cada compañía, con relación a sus trabajadores, la operación, los vehículos o la continuidad del negocio, etc.

La planeación estratégica para la identificación de riesgos de los ecosistemas o de las poblaciones más vulnerables debe hacerse por medio de una caracterización socioambiental específica sobre los elementos externos a los que la organización pueda estar expuesta.

También se debe tener en cuenta el nivel y la capacidad de operación dentro del plan estratégico de la empresa, ya que no todas son iguales y no cuentan con el mismo nivel. Por su parte, los procedimientos dependen del tipo de emergencia que se haya identificado en la operación. Por eso es necesario tener una cartografía para que, cuando se presente el evento, se abra y se identifiquen oportunamente los puntos donde deberían atacar las empresas que suministran el servicio de atención de contingencia.

Asimismo, se solicitará un plan informativo donde se refleje que la capacitación y el entrenamiento sea específico y según las necesidades de la organización, y una identificación de riesgos de rutas principales, alternas y ecosistemas vulnerables. De esta manera, se tiene más conocimiento sobre cómo atender ese tipo de eventos.

Es importante tener en cuenta que, si las compañías no tienen un Plan de Contingencia adecuado a sus operaciones y a su nivel de riesgo, se enfrentarán a dos tipos de sanciones: una, por parte del juez ambiental y, la otra, por parte de la corporación, quienes harán un seguimiento para evaluar el tipo de riesgo o daño presentado.

Para el ingeniero Romero “no solo se trata de hacer dinero, también se trata de la responsabilidad social empresarial que incluye variables ambientales, de bienestar, de conservación de la infraestructura vial y la comunicación territorial, entre otras”.

Finalmente, según lo expuesto por el ingeniero Romero y el jefe de Seguridad de Linkarga e ingeniero, Edwin Rendón, la compañía ha fijado como objetivo de alto valor establecer planes de contingencia que cumplan con la normativa vigente en Colombia y que promuevan un transporte responsable y eficiente de sustancias peligrosas, generando un aporte vital al componente de responsabilidad civil y social.